BIZ.FLOW
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Statistik & Auswertungen
Umsätze, Trends und Kennzahlen im Überblick
👥 Kunden-Statistik
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📦 Artikel-Statistik
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🧮 MwSt-Aufstellung (USt-Voranmeldung)
📅 Monats-Drilldown
📊 Quartals-Vergleich (mehrere Jahre)
📋 Angebots-Funnel
Projekte
Projekte planen und verwalten
🌐 Websites
Erreichbarkeit, SSL-Status und Antwortzeiten überwachen

🏦 Banking

📥 Kontoauszug importieren
📥 Drag & Drop CAMT.053 (.xml) oder CSV-Datei hier ablegen
Unterstützt: FinanzFenster-Export, Erste Bank, Sparkasse, generisches CSV
🤝
CRM
🔍
🗄️ Konfigurationen
💻 Geräte 0
🔑 Zugangsdaten 0
🌐 Netzwerk 0
👤 Aus On/Offboarding 0
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Sicherheits-Audits verwalten
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Aufgaben
Microsoft To-Do — synchronisiert mit deinem 365-Konto
Kalender
Outlook-Termine — read-only
Zeiterfassung & Urlaub
Stunden erfassen, Urlaub beantragen
📊 Übersicht
📅 Kalender-Ansicht
📋 Buchungen
🌴 Urlaub
👤 Mitarbeiter
📅 Stundenpläne
🎄 Feiertage
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Art.-Nr.BezeichnungBestandMindestbestandStatusLetzter Zugang
Kassenbuch
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Einnahmen (Zeitraum)
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Ausgaben (Zeitraum)
€ 0,00
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€ 0,00
Datum Beleg-Nr. Typ Kategorie Beschreibung Brutto MwSt Zahlungsart Bearbeiter
Lieferanten
Lieferantenstammdaten verwalten
Nr. Firma Gruppe Kontakt Telefon E-Mail UID
🖨 Druckvorlagenverwaltung
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Branding & Design

Farben, Logo und Erscheinungsbild der App
🎨 App-Template
Wähle das Design-Template der App. Alle Funktionen bleiben identisch — es ändern sich nur Farben, Formen und Abstände. Die Auswahl wird pro Benutzer gespeichert.
🎨 Farben für Dokument-Typen
Lege individuelle Farben für jeden Dokumenttyp fest. Diese werden in der Sidebar, in Listen und in Badges verwendet.
🎨 App-Branding
Tipp: Nutze einen Punkt oder Großbuchstaben zur Hervorhebung, z.B. ECKER.Flow
Standard: Orange (Ecker-Style)
BizFlow
Rechnungsverwaltung
🏢
Logo hier ablegen oder klicken
PNG, SVG, JPG – empfohlen: transparent, max. 1 MB
Wird automatisch verwendet wenn Windows/macOS im Dark Mode ist (Taskleiste, Startmenü). Empfohlen: gleiches Logo aber in weiß/hell.
🌙
Dark-Mode-Logo (weiß) hochladen
PNG, SVG, JPG – max. 1 MB
72 px
Optional — wird oben in der mobilen Topbar angezeigt. Falls leer, wird das Firmenlogo verwendet. Empfohlen: kompaktes/quadratisches Logo, das auch in klein gut lesbar ist.
📱
Mobile-Logo hier ablegen oder klicken
PNG, SVG, JPG – max. 500 KB
32 px
📑 Logo für Statistik & Auswertungen
Optional — wird oben rechts in den Auswertungs-Berichten angezeigt (PDF, Druck, Vorschau).
Falls leer, wird das normale Firmenlogo verwendet.
📑
Logo für Auswertungen hier ablegen oder klicken
PNG, SVG, JPG – empfohlen: 200×80px, max. 1 MB
📲 App-Icons & Favicon
Icons für verschiedene Anwendungen — Browser-Tab (Favicon), Smartphone-Homescreen (Apple/Android) und PWA-Installation. Empfohlen: quadratische PNG-Bilder mit transparentem Hintergrund.
💡 Hinweis: Beim Logo-Upload werden automatisch quadratische 192×192 und 512×512 PWA-Icons aus deinem Logo generiert (für Windows-Taskleiste und Startmenü). Du kannst die Icons hier aber auch manuell überschreiben wenn du z.B. einen anderen Hintergrund willst.
💡 Edge-PWA-Hinweis: Wenn du BizFlow als Edge-App installiert hast und das Icon änderst:
  1. Hier neues Icon hochladen + speichern
  2. Edge-App schließen (rechts oben „×")
  3. In Edge unter edge://apps die App entfernen
  4. BizFlow im normalen Browser-Tab öffnen → Adressleiste → „App installieren" (Icon ⊕ rechts)
Edge cached Icons sehr aggressiv — eine einfache Aktualisierung reicht meist nicht.
—
🌐 Favicon
Browser-Tab · 32×32 px
—
🍎 Apple-Icon
iPhone Homescreen · 180×180
—
🤖 Android-Icon
Android/PWA · 192×192
—
📱 PWA-Icon HD
PWA Splash · 512×512
💡 Tipp: Du kannst dasselbe Bild für alle 4 Icons hochladen — der Browser skaliert automatisch. Für beste Qualität jedoch gleich ein 512×512-Icon nehmen und auch separat als 192/180 in passender Größe hochladen.
🎨 Farb-Design
Passe alle Farben des Interfaces individuell an. Änderungen werden sofort live übernommen.
Haupt-Farben
Sidebar & Akzent
kein Logo
PNG/SVG empfohlen, max 1 MB. Erscheint über dem App-Namen.
120 px
BIZ.FLOW
Vorschau Lade-Bildschirm
Status-Farben
Text-Farben
Live-Vorschau
Erfolg Warnung Fehler Info
Kartentext — Sekundär — Dezent
🖼️ Kopf- & Fußzeile als Bild
Wenn ein Bild hinterlegt ist, ersetzt es in der Druckvorschau die automatisch generierte Kopf- bzw. Fußzeile vollständig.
🔝
Kopfzeilen-Bild hochladen
PNG, JPG – empfohlen: 794×120px (A4 Breite)
🏠 Willkommens-Banner
Anpassung des Banners auf der Startseite (Dashboard).
Eigene Texte (optional, überschreiben Firmendaten)
🔐 Login-Bildschirm
Anpassung des Anmelde-Bildschirms vor dem Login.
Hintergrund
Login-Box (Header-Bereich)
Texte
🧩 Module aktivieren / deaktivieren
Aktiviere/deaktiviere Module pro Benutzer. Nur der Hauptadmin (admin) hat Zugriff auf diese Einstellungen. Pro Modul kannst du außerdem die Farbe wählen und entscheiden ob sie als farbiger Border in der Sidebar erscheinen soll.
👤 Konfiguration für:
Firmendaten
Bankverbindung & Steuer
Wird nur verwendet wenn beim eingeloggten Benutzer kein Anzeigename gesetzt ist. Aktiver Bearbeiter = Anzeigename des Benutzers (siehe Profil).
💳 Standard-Zahlungsinfo
Wird automatisch in neue Dokumente eingetragen. Auch über ⚙ Verwalten im Dokument steuerbar.
🔒 Datensicherung & Wiederherstellung
Alle Daten (Kunden, Artikel, Dokumente, Einstellungen, Bilder) werden in einer einzigen JSON-Datei gesichert und können jederzeit wiederhergestellt werden.
💾 Lokale Sicherung
Backup direkt auf deinen PC herunterladen oder eine gespeicherte Datei wiederherstellen.
☁️ Cloud-Sicherung
Backup exportieren und manuell in deinen Cloud-Speicher hochladen.
Google Drive
Backup exportieren → manuell hochladen
OneDrive
Backup exportieren → manuell hochladen
Dropbox
Backup exportieren → manuell hochladen
Letzte Sicherung: Noch keine Sicherung
☁️ Automatisches Cloud-Backup (OneDrive)
Sichert täglich automatisch die komplette App (Datenbank + Bilder + Logs) als .tar.gz in den Ordner BizFlow-Backups deines OneDrive-Kontos. Die letzten 30 Backups werden behalten, ältere automatisch entfernt.
Empfohlen: nachts (z.B. 03:00) — App ist dann normalerweise ungenutzt.
— wird geladen —
Dies ist ein eigenes MS365-Konto nur für Backups — unabhängig von deinem persönlichen MS-Konto (Tasks/Kalender). Empfehlung: ein dediziertes Firmen-Konto (z.B. backup@firma.at).
🔢 Nummernkreise
Definiere das Format und den aktuellen Zählerstand für jede Dokumentart. Das Präfix kann frei gewählt werden (z.B. RE, AN, AB, GS oder eigene Kürzel).
Vorschau: –
🔍 Nummern prüfen & richtigstellen
Prüft, ob in der Nummernfolge Lücken bestehen — etwa durch gelöschte Dokumente oder einen abgebrochenen Abo-Lauf. Gefundene Lücken lassen sich schließen, indem die nachfolgenden Dokumente umnummeriert werden.
📥 Datenimport
Importiere Kunden, Artikel oder Dokumente aus Excel (.xlsx) oder CSV-Dateien. Duplikate werden automatisch übersprungen.
👥 Kunden
Excel/CSV mit Kundendaten importieren.
Erwartete Spalten:
Nummer*, Name/Firma*, Vorname, Anrede, Straße, PLZ, Ort, Land, Telefon, Email, USt-ID
📦 Artikel
Excel/CSV mit Artikeln und Preisen importieren.
Erwartete Spalten:
Nummer/Artikelnummer*, Name/Bezeichnung*, Einheit, Preis/Netto-Preis, MwSt, Bestand, Gruppe
🗂 Dokumente
Angebote, Rechnungen etc. aus Excel importieren.
Erwartete Spalten:
DokumentNummer*, KundeName/KundeNummer, Datum, Betreff, SummeNetto, SummeBrutto, Status, Typ (Angebot/Rechnung…)
📦 KingBill Import NEU
Komplette Datenbank inkl. aller Positionen aus KingBill importieren. Duplikate werden anhand der Kundennummer und Email erkannt.
📘 Anleitung: Wie kommt die JSON aus KingBill?
1. Original KingBill-Datenbank (main.accdb) sicherstellen
2. Konvertierungs-Skript kingbill_to_json.py ausführen:
python3 kingbill_to_json.py main.accdb Voraussetzung: Python 3 + mdbtools (apt install mdbtools) + striprtf (pip install striprtf)
3. Die erzeugte main.json hier hochladen.
Skript verfügbar im Server unter /var/www/.../bizflow/tools/kingbill_to_json.py
Status importierter Dokumente:
📥 Import-Vorlagen herunterladen
👤 Benutzerverwaltung
Benutzer anlegen, Passwörter setzen und Zugriffsrechte vergeben. Nur Admins können Benutzer verwalten.
🔐 Rollen-Rechte verwalten
Nur Superadmin
Definiere welche Standard-Rechte jede Gruppe hat. Individuelle Benutzer-Rechte überschreiben diese Werte. Superadmin-Rechte sind nicht änderbar.
Lade…
🗂 Menü anpassen
Lege eigene Bereiche an und ordne die Einträge zu. Verschieben per Ziehen oder über das Auswahlfeld in der Zeile; Bereiche selbst lassen sich am ⠿-Griff umsortieren. Die Einstellungen gelten nur für deinen Account.
📋 Sidebar-Navigation
⚡ Topbar Schnellzugriff
🎯 Standard-Einstellungen für neue Benutzer
Speichere deine aktuellen persönlichen Einstellungen (Dashboard-Anordnung, Spalten in den Listen, Sortierung, Filter, Spaltenbreiten, Microsoft-Listen-Sichtbarkeit, etc.) als System-Standard. Diese werden dann von allen neuen Benutzern beim ersten Login als Startwerte übernommen.

Bestehende Benutzer behalten ihre eigenen Einstellungen — sie können sich aber jederzeit auf den Standard zurücksetzen (Button unten oder bei jedem User in der Liste).
Lade Status…
Bestehende Benutzer zurücksetzen
Setze die Einstellungen eines anderen Benutzers auf den aktuellen System-Standard zurück. Der Benutzer muss sich danach einmal neu einloggen damit die Änderung wirkt.
📧 Mail-Versand
Konfiguriere den ausgehenden Mailserver für den Versand von Rechnungen, Angeboten und anderen Dokumenten direkt aus der App. Unterstützt Microsoft 365, Gmail und eigene SMTP-Server.
Standard ist STARTTLS auf Port 587 (deaktiviert lassen).
Für Office 365/Gmail: deine vollständige E-Mail-Adresse.
Jede ausgehende Mail wird zusätzlich als BCC an diese Adresse(n) gesendet. Mehrere durch Komma oder Semikolon trennen.
🔗 Microsoft 365 Integration
Verbinde BizFlow mit Microsoft 365 — Tasks (To-Do) und Kalender werden synchronisiert. Setup einmalig durch Admin nötig: Azure-App registrieren, Werte hier eintragen, dann kann sich jeder User mit seinem Microsoft-Konto verbinden.
📖 Setup-Anleitung (Azure-App-Registrierung)
  1. Gehe zu portal.azure.com → Microsoft Entra ID → App-Registrierungen → Neue Registrierung.
  2. Name: BizFlow, Kontotypen: Nur eigenes Verzeichnis (Single-Tenant).
  3. Umleitungs-URI (Web): https://ihre-domain.at/api/ms/callback
  4. Nach Erstellung notiere Anwendungs-ID (Client) und Verzeichnis-ID (Mandant).
  5. Unter Zertifikate & Geheimnisse → Neuer geheimer Clientschlüssel erstellen, Wert sofort kopieren.
  6. Unter API-Berechtigungen → Microsoft Graph → Delegierte Berechtigungen hinzufügen: Tasks.ReadWrite, Calendars.ReadWrite, User.Read, offline_access.
  7. Klick auf Administratorzustimmung erteilen.
  8. Werte unten eintragen + speichern + aktivieren.
Wert aus Azure → Zertifikate & Geheimnisse → Spalte „Wert" kopieren (nicht die Geheimnis-ID!). Der Wert ist nur direkt nach dem Anlegen sichtbar. Leer lassen um das gespeicherte Secret zu behalten.
Muss exakt mit dem in Azure registrierten Wert übereinstimmen!
🔐 Mein Microsoft-Konto
Status wird geladen…
⚡ Automatische Übernahme bei Rechnungen
Diese Vorlagen werden beim Anlegen und beim Speichern automatisch eingesetzt. Der Vortext richtet sich nach der Dokumentart; Zusatzinfos, Schlusstext und Zahlungsinformation gelten für Rechnungen und Abo-Rechnungen. Änderungen werden sofort übernommen.
💡 Kunden aus Österreich (oder ohne Landangabe) erhalten die Inlands-Zahlungsinfo automatisch. Bei ausländischen Kunden erscheint stattdessen ein Auswahl-Dialog.
🔄 Beim Umwandeln und Kopieren
Wird ein Angebot in einen Auftrag oder eine Rechnung übernommen, stammen die Texte zunächst noch vom Ursprungsdokument. Hier legst du fest, welche davon auf die neue Dokumentart umgestellt werden.
TextVerhalten
Neu setzen — der Text der Zielart ersetzt den alten.
Nur wenn leer — vorhandener Text bleibt erhalten.
Unverändert — der Text wird einfach mitkopiert.
📝 Textvorlagen verwalten
Hier verwaltest du alle wiederverwendbaren Texte für Dokumente. Beim Anlegen einer Rechnung oder eines Angebots stehen sie als Dropdown direkt zur Auswahl.
📝 Vortexte
0
Texte die vor der Positionstabelle angezeigt werden — z.B. Einleitung, projektbezogene Erklärungen.
📋 Schlusstexte
0
Texte am Ende des Dokuments — z.B. Grußformel, Hinweise, Signatur.
💬 Zusatzinfos
0
Freitext-Bausteine die nach den Summen erscheinen — z.B. Reverse-Charge, Skonto-Hinweise.
💳 Zahlungsinfo
0
Bankverbindungs-/Zahlungs-Texte. Eine Vorlage kann als Standard markiert werden.
Vorlagen-Übersicht
🔧 Textvorlage auf bestehende Dokumente anwenden
Wende eine Textvorlage rückwirkend auf bereits erstellte Dokumente an. Optional mit Filter nach Doc-Typ, Datumsbereich, Kundenland und UID. Beispiel: „Firmenkunde AUSLAND (Dienstleistung)" auf alle Rechnungen für Deutsche Kunden mit UID, bis 31.05.2026".
Welche Felder aus der Vorlage übernehmen?
🚀 Erst-Einrichtung
Setup-Wizard für die ersten Schritte: Firma, Bankdaten, Steuer-Info. Wird automatisch beim ersten Start einer leeren Datenbank gezeigt — du kannst ihn jederzeit erneut starten.
🔁 Rückwirkende Abo-Erkennung
Findet alte Rechnungen, die wahrscheinlich aus einem Abo entstanden sind, und markiert sie mit dem 🔁-Symbol. Heuristik: gleicher Kunde + gleicher Betreff + gleicher Brutto-Betrag + Datum nach dem Original.
🧹 Abo-Bereinigung
Deaktiviert wahrscheinlich-beendete Abos die nach KingBill-Import noch als aktiv markiert sind. Identifiziert Karteileichen anhand mehrerer Kriterien — nur mit "Vorschau" + Bestätigung.
Kriterium: Original-Rechnung ist alt UND (Nächstes-Datum liegt in der Vergangenheit ODER seit langem keine Folge-Rechnung).
🔢 Nummern-Präfix nachziehen
Setzt bei importierten Dokumenten den Präfix aus dem Nummernkreis (z.B. RE, AN, AB) vor die Nummer.
Aus 2025-789 wird z.B. RE 2025-789. Dokumente die schon einen Präfix haben werden NICHT geändert.
🔄 Status-Normalisierung
Alle Dokument-Status werden auf nur 3 Werte normalisiert: Offen (gelb), Erledigt (grün), Geschlossen (rot).
Alte Status wie „Bezahlt", „Storniert", „Angenommen" werden entsprechend zugeordnet.
🗑 Datenverwaltung
Selektives Löschen von Datenbereichen. Diese Aktionen sind nicht rückgängig zu machen! Erstelle vorher ein Backup.
🗂 Dokumente löschen
Wähle welche Dokumentarten gelöscht werden sollen:
📦 Artikel löschen
Alle Artikel oder nur bestimmte Gruppen entfernen:
👥 Kunden löschen
Kunden ohne Dokumente oder alle Kunden entfernen:
🎨 Diagramm-Farben
📊 Diagramme anpassen
🤖 KI-Integration (Anthropic Claude)
Für die KI-gestützte Cyberport-Artikelsuche wird ein Anthropic API-Key benötigt.
API-Key erstellen unter: console.anthropic.com
Lade Status…
ℹ Verwendung: Der Key wird verschlüsselt in der Datenbank gespeichert und nur für die Cyberport-Artikelsuche verwendet.
Kosten: ~0,01–0,05 € pro Suche (claude-sonnet-4-6 mit Web-Suche).
🔗 Portal-Zugänge
Kundenzugänge zum Portal verwalten. Ein Zugang gilt für alle Audits und On/Offboarding-Vorgänge des jeweiligen Kunden — die Bereiche werden je Zugang einzeln freigegeben.
Wird geladen…
👤 On/Offboarding — Einstellungen
Farben, Standardwerte und Beschriftungen für das On/Offboarding-Modul
🎨 Farben
⚙️ Standardwerte für Protokolle
👁 Vorschau
🟢 Onboarding
🔴 Offboarding
📋 Standard-Checklisten bearbeiten
Diese Checklisten werden automatisch für jeden neuen Prozess übernommen. Änderungen wirken sich nur auf neue Prozesse aus.